As empresas precisam compreender com clareza o contexto de seus empreendimentos e suas necessidades visando melhor estruturá-los, o que inclui uma descrição dos limites e condições dentre os quais o desenvolvimento de um produto deve ocorrer, considerando principalmente restrições de escopo, prazo e custo. A busca de uma “visão” compartilhada de um projeto faz emergir concepções e ideias preconcebidas pela equipe. Tal iniciativa é especialmente relevante para projetos inovadores, nos quais o desafio de construir uma visão comum do resultado final é mais importante que descrever em detalhes as atividades a serem executadas.

Intuitivo, com nomenclatura simples e autoexplicativo, o Project Model Canvas (PMC) facilita o envolvimento de todos e o alinhamento do projeto com o negócio. O PMC inclui questões fundamentais de um projeto: “porque”, incluindo justificativas, objetivos e benefícios esperados; “o que”, que descreve o produto a ser obtido e seus requisitos; “quem”, incluindo stakeholders e fatores externos, bem como a equipe interna; “como”, descrito por premissas, restrições e grupos de entregas; “quando” e “quanto”, que inclui uma linha de tempo, riscos e custos associados. Após seu preenchimento inicial, a metodologia propõe verificar a ligação e a consistência entre suas partes, realizando o “protocolo de integração” [5]. Após a montagem do PMC, se necessário, a empresa pode partir para a elaboração de um planejamento mais formal e detalhado do projeto gerando, por exemplo, planos, estimativas, apresentações e cronogramas. O mapeamento e tratamento do conjunto de PMCs dos projetos da empresa possibilita monitorar seu portfólio de projetos.

Para a definição de um projeto de desenvolvimento de um produto ou para a estruturação inicial de um serviço, o Project Model Canvas pode e deve ser utilizado, pois possibilita uma visão macro essencial para a condução de um projeto. Apresentado na Figura abaixo, seu formato já sugere uma sequência de preenchimento progressivo (da esquerda para a direita e de cima para baixo), de forma que respostas às questões anteriores apoiam as seguintes. Sugere-se que toda a equipe do projeto participe: o pessoal mais sênior, para opinar a partir de sua experiência; o pessoal iniciante, para desafiar, pois não estão presos a modelos; o cliente que receberá o produto, para que ele entenda sua lógica; o patrocinador, se estiver interessado em participar, para conhecer melhor a iniciativa na qual ocorrerá a alocação de recursos. Seu desenvolvimento inclui:

1) Definir o “Pitch”: simplificar o projeto de forma radical, que caiba em uma única frase de impacto, curta, que defina o projeto e que seja fácil de divulgar;

2) Definir “Por Que” o projeto deve ser realizado: examinar a situação atual, considerando dificuldades, problemas e necessidades a serem atendidas e mostrar que o projeto é o elemento transformador, que levará à realidade futura melhor, com geração de valor, o que engloba definir a Justificativa (passado), os Objetivos e os Benefícios (futuro);

3) Definir “O Que” o projeto deve gerar: entender em alto nível as características do produto, serviço ou resultado que atendem as reais necessidades do cliente (razão de ser do projeto), o que engloba a definição básica do Produto e seus Requisitos;

4) Definir “Quem” deve participar do projeto: identificar pessoas ou organizações interessadas, afetadas ou envolvidas, bem como fatores que podem interferir nos resultados, o que engloba Stakeholders e Fatores Externos, bem como Equipe Interna;

5) Definir “Como” o trabalho será entregue no projeto: decompor o trabalho em entregas tangíveis, palpáveis e mensuráveis, que podem ainda ser divididas em entregas menores e mais gerenciáveis, bem como entender as condições nas quais as entregas são produzidas, que devem estar bem explicadas nas Premissas, Grupo de Entregas e Restrições;

6) Definir “Quando” o projeto será entregue e “Quanto” custará: considerar as incertezas (os Riscos) para avaliar previsões de prazo e custo e definir a Linha do Tempo, avaliando Custos;

7) Seguir o “Protocolo de Integração”: validar cada item anterior e sua consistência com as outras partes, percebendo relações e problemas estruturais; identificar, listar, discutir e tratar os pontos de conflito (problemas) identificados, alterando o canvas conforme necessário;

8) Compartilhar informações: seguindo os passos anteriores propostos, um retrato visual e conciso do projeto deverá ser obtido. A consistência e a integração atingidas no PMC podem, se aplicável, ser transferidas para outros documentos.

Figura - Project Model Canvas: estrutura e orientações para preenchimento, adaptado de [J. Finocchio Jr, Project Model Canvas, Campus, 2013] http://pmcanvas.com.br/